活動管理得宜，既能提升客戶滿意度，亦建立品牌良好形象。相反，活動安排稍有不妥，瞬間會廣受批評，品牌形象受損。因此活動管理不容許絲毫鬆懈，需要各方面完美計劃。
活動策劃者首要做好時間管理。活動前免不了繁瑣的待辦事項，例如場地勘察、設備測試等。受預算不足、場地爆滿等因素所限，活動往往無法盡早排演，因此時間分配成為活動管理其中關鍵。活動前各工作單位必須開會協調，例如供應商安裝視聽設備、攤位所需時間，以預留足夠時間調整活動，令活動萬無一失。
活動需要整個團隊分工、相互支援，安排合適人才到不同崗位，當中策劃力、創意力、執行力，缺一不可。即使是現場臨時員工，亦需要事先培訓。
另外，抓緊可提升客人體驗的現場細節，包括清晰交通安排、現場明確指示、安排足夠接待員等，有效提升客戶體驗。
就如早前筆克為中國及德國合資汽車品牌騰勢500策劃於西藏公路的試駕路線，驚喜路段向參加者帶來截然不同的體驗。特別場地尤其需要細節配合，例如參加者有機會產生高原反應，以及引發其他健康問題。團隊預先確認每位來賓的健康狀況，並隨行備有醫療用品及便攜式氧氣，令參加者倍感安心。
倘若公司資源不足，可交由專業活動管理公司代理。他們於場地及後勤經驗豐富，通常擁有在物資、餐飲和娛樂配備方面的相熟供應商，具備更好議價能力。雖然公司需要付一筆代理費，但卻能換來更妥當活動安排。
制定詳細活動計劃固然重要，但現場情況瞬息萬變，務必準備應急方案，不要墨守成規，才算得上是天衣無縫的活動管理。
